# Veri İşleme Eki (Müşteri Taslağı)

Son güncelleme: 18 Ekim 2026

**Taslak — imzalanmamış ve kayıt sırasında otomatik kabul edilmiş değildir.**

Bu ek, ASİSTONE YAZILIM VE TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (MERSİS 0086175105600001, Pamukkale Vergi Dairesi VKN 0861751056; adres: Kınıklı Mah. Hüseyin Yılmaz Cad. Pamukkale Üniversitesi No:67/2, 20160 Pamukkale/Denizli, Türkiye; “İşleyen”) ile Asistone SaaS hesabını kullanan müşteri kuruluş (“Sorumlu”) arasında kişisel verilerin işlenmesi için değerlendirmeye sunulan sözleşme taslağıdır. İmzalanıp taraflarca kabul edilmedikçe sözleşme oluşturmaz.

## 1. Konu ve talimatlar

İşleyen, hizmet süresince Sorumlu'nun belgelenmiş talimatlarıyla, Sorumlu'nun seçtiği pakete göre ERP ve CRM hizmetlerini sunmak için kişisel verileri işler. Amaç; sipariş, ürün ve stok, cari hesap, kasa ve banka, gider ve raporlama gibi ERP modüllerini, Sorumlu'nun bağladığı pazaryeri ve e-ticaret platformlarıyla entegrasyonu, e-Fatura ve e-Arşiv düzenlemeyi, kargo entegrasyonunu, WhatsApp Business (WhatsApp Business App Coexistence dahil), Instagram DM, Facebook Sayfaları ve Messenger gelen kutusunu, müşteri adaylarını ve destek taleplerini, isteğe bağlı AI taslağı/otomatik yanıtı ve bilgi bankasını ve Sorumlu ayrıca etkinleştirip son kullanıcı tarafından onaylanan Shopify kartla/kapıda ödeme sipariş akışını sunmaktır. Veri sahipleri Sorumlu'nun çalışanları ve kullanıcıları, alıcıları ve müşterileri, tedarikçileri ve Sorumlu'nun kanallarındaki son kullanıcılardır. Veri türleri; kimlik ve iletişim bilgileri, adres, vergi kimlik veya T.C. kimlik numarası, sipariş, fatura, e-belge, kargo takip ve ödeme bilgileri, cari hesap ve banka hesabı bilgileri, kasa ve gider kayıtlarındaki çalışan bilgileri (ör. ad, iletişim ve maaş tutarı), yüklenen belgeler, mesajlar, ekler ve sesli mesajlar, kanal meta verisi, bilgi bankası içeriği ve AI yanıt bağlamıdır. AI'nin ve otomatik gönderimin kapsamı müşteri yapılandırmasına tabidir.

## 2. Tarafların görevleri

Sorumlu, işleme amaçları ve hukuki sebep, aydınlatma, ilgili kişi taleplerinin yönetimi, talimatların hukuka uygunluğu, kanal izinleri ve e-belgelerin içeriği ile vergi mevzuatından doğan saklama yükümlülüklerinden sorumludur. İşleyen, yalnızca belgelenmiş talimatları izler; bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürse Sorumlu'yu bilgilendirir. İşleyen, yetkisiz personel erişimini sınırlamak, gizlilik yükümlülüğü koymak, entegrasyon kimlik bilgilerini şifreli saklamak ve uygun teknik/idari güvenlik tedbirlerini uygulamak için makul tedbirler alır.

## 3. Alt işleyen, ihlal ve talepler

İşleyen, hizmet için gerekli alt işleyenleri kullanabilir ve mevcut tedarikçi listesini talep üzerine paylaşır. Alt işleyen grupları şunlardır: barındırma (Avrupa'daki veri merkezlerinde, bugün Almanya ve Finlandiya'da kiralanan sunucular), ağ güvenliği, içerik dağıtımı ve dosya depolama, e-belge hizmet sağlayıcısı (Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izinli özel entegratör), AI sağlayıcısı (OpenAI), e-posta gönderim hizmeti (Resend) ve kimlik doğrulama sağlayıcısı (Auth0/Okta). AI sağlayıcıları, müşteri talimatıyla yalnızca ilgili özelliği sunmak için gerekli verileri işleyebilir. Sorumlu'nun bağladığı pazaryeri ve e-ticaret platformları, kargo hesabı ve Meta mesaj kanalları, Sorumlu'nun talimatıyla veri alışverişi yapılan taraflardır; bu taraflarla Sorumlu'nun kendi sözleşmesi ve kuralları geçerlidir. Yurt dışına aktarım, KVKK m.9 kapsamındaki geçerli bir koşul ve gerekli güvenceler sağlandığı ölçüde yapılır; bu ek tek başına aktarım mekanizması oluşturmaz.

İşleyen, veri ihlali şüphesini fark ettiğinde makul sürede Sorumlu'ya bildirir ve eldeki gerekli bilgiyi sağlar. İşleyen, talebin kapsamına göre Sorumlu'ya ilgili kişi başvurularında yardım eder; Sorumlu talimatı olmadan talebe yanıt vermez, ancak İşleyen'in kendi veri sorumlusu olduğu işlem hakları saklıdır.

## 4. Saklama ve sona erme

Hizmet verileri kuruluş/abonelik hesabı kapsamında tutulur; kullanıcının bireysel hesabının silinmesi ortak konuşmaları ve ERP kayıtlarını silmez. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri e-belge hizmet sağlayıcısı tarafından vergi mevzuatı kapsamında 10 yıl saklanır; İşleyen bu belgeler için ayrı bir yasal saklama yükümlülüğü üstlenmez ve hizmetin gerektirdiği belge kayıtlarını diğer hizmet verileriyle aynı süre tutar. Hizmet sona erdiğinde Sorumlu silme veya iade talimatı verebilir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kopyalar sınırlı tutulur. Silmenin kapsamı ve zamanı Sorumlu talimatı ile uygulanabilir yasal gerekliliklere tabidir.

## 5. Son hükümler

Bu ek ancak tarafların üzerinde anlaştığı nihai metin imzalandığında yürürlüğe girer. Sorumlu ve İşleyen, uygulanabilir yurt dışına aktarım şartlarını ve gerektiğinde gerekli sözleşmesel güvenceleri ayrıca belirler.